Hans-Jörg Reber: Es gibt nach wie vor nur wenige Institutionen, die ihren gesamten Prozess wirklich digital abwickeln. Häufig sehen wir Lösungen, die aus GIS-Systemen heraus entstanden sind, oder Listen, an die denkmalpflegerische Inhalte angedockt wurden. Das ist ein Anfang, aber es deckt den fachlichen Prozess nicht vollständig ab.

Hans-Jörg Reber: Ein wichtiger Punkt ist die Durchlässigkeit der Daten. Die Organisation der Denkmalpflege ist je nach Kanton unterschiedlich. Wenn jede Stelle ihre eigenen Strukturen aufbaut und Informationen später an übergeordnete Stellen weiterleiten muss, geht viel Zeit verloren.

Hinzu kommt, dass Informationen oft nicht an einem Ort liegen. Dokumente befinden sich in Bildablagen, Archive enthalten weitere Unterlagen, zusätzlich gibt es Listen, Word-Dokumente oder andere Datenbestände. Bis alle Informationen zusammengetragen sind, um jemanden kompetent zu beraten oder ein Gesuch zu beurteilen, vergeht viel Zeit. Und dieser Prozess ist fehleranfällig.

Hans-Jörg Reber: Die Denkmalpflege deckt ein sehr breites Feld ab: Bauberatung, Gesuche, Finanzierung, rechtliche Grundlagen und fachliche Beurteilungen. Wenn dazu nur einzelne digitale Listen existieren, fehlt die Gesamtsicht. Man kann dann auch nur schwer qualitativ nachvollziehen, wie eine Beurteilung zustande gekommen ist.

Gerade im Gesuchswesen gibt es klare Abhängigkeiten. Eine Finanzierungszusage kann erst erfolgen, wenn vorher geklärt wurde, was bewilligungspflichtig ist und welche Voraussetzungen erfüllt sind. Solche Abhängigkeiten lassen sich mit Listen kaum sauber abbilden. Dafür braucht es Prozesse, die in der Software integriert sind.

Philip Axmann: Das heißt, DenkmalpflegePlus schafft Prozesssicherheit?

Hans-Jörg Reber: Genau. Prozesssicherheit ist ein ganz zentraler Punkt. Man muss jederzeit sehen können, wer mit welchem Dokument was gemacht hat und wie ein Entscheid zustande gekommen ist. In der Denkmalpflege geht es oft um rechtliche Sachverhalte, die Konsequenzen haben. Deshalb ist eine durchgängige Dokumentation so wichtig. Und solche Prozesse muss eine Anwendung unterstützen.

Hans-Jörg Reber: Eine Fachlösung unterstützt kollaboratives Arbeiten. Es geht darum, dass nicht jede Person eigene Formalismen entwickelt oder ihr eigenes System pflegt. Alle Beteiligten können sehen, was bereits beigetragen wurde und worauf der nächste Schritt aufbaut. Das hilft, Dienstleistungen gegenüber Bürgerinnen und Bürgern kompetent,  effizient und zeitnah zu erbringen.

Marc Filser: Wichtig ist auch der Zugriff auf Dokumente. Wenn ein Bauberater vor Ort ist, kann er nicht immer alle Unterlagen physisch mitnehmen. Über die Lösung kann er die relevanten Informationen abrufen, sofern er die entsprechenden Zugriffsrechte hat. Dazu gehören Fotos, Situationsbilder, Pläne und weitere Dokumente. Neben den Prozessen wird damit auch die Dokumentation des Baufortschritts und des Zustands unterstützt.

Hans-Jörg Reber: Das beginnt bereits bei der Identifikation der beteiligten Personen. Man muss wissen, wer ein Gesuch einreicht und ob diese Person dazu berechtigt ist. In gewissen Kantonen wird dafür eine zentrale Authentifizierung (AGOV) genutzt. Dadurch ist sichergestellt, dass Personen eindeutig identifiziert sind. Das spart Zeit und schafft Sicherheit.

Ein weiterer Punkt ist die strukturierte Erfassung. Informationen kommen nicht mehr über Faxkopien, PDF-Anhänge oder E-Mail, sondern über Online-Formulare. Danach folgt die fachliche und finanzielle Prüfung: Welche Positionen sind subventionsberechtigt? Was ist förderungswürdig? Zu welchem Ansatz? Diese Arbeit kann sehr umfangreich sein.

DenkmalpflegePlus unterstützt hier mit Voreinstellungen und Definitionen, sodass Beträge und bewilligungspflichtige Summen systematisch berechnet werden können. Gleichzeitig handelt es sich meist um mehrstufige Prozesse. Mehrere Personen müssen prüfen und bestätigen, dass die notwendigen Informationen für den nächsten Schritt vorhanden sind. Am Ende können auch unterschiedliche Beitragszahler involviert sein. All das sauber abzuwickeln, ist ohne digitale Unterstützung aufwendig und fehleranfällig.

Hans-Jörg Reber: Gerade im eben angesprochen Bereiche des Gesuchswesen gibt es Schnittstellen in vielen Ausprägungen. Je nach Kanton, Gemeinde oder Trägerschaft kann es direkte Manipulationen in Buchhaltungs- oder Zahlungssysteme gehen, oder auch um vorbereitete Dokumente, die weiterverarbeitet werden, oder um zusammengefasste Beträge, die an andere Systeme übergeben werden.

Marc Filser: Sehr häufig gibt es auch Schnittstellen zu GIS-Systemen. Daten können aus DenkmalpflegePlus in GIS-Layer exportiert oder über GIS angereichert werden. Perspektivisch ist auch die elektronische Bauverwaltung relevant, bei der Baugesuche digital eingereicht und anschließend in DenkmalpflegePlus weiterbearbeitet und entschieden werden können.

Hans-Jörg Reber: Das System übernimmt die Nachvollziehbarkeit und Transparenz automatisch. Die Anwenderinnen und Anwender müssen sich nicht separat darum kümmern, den Weg zu einer Entscheidung zu dokumentieren oder festzuhalten, wer welche Änderung an einem Dossier vorgenommen hat. Das erledigt die Lösung automatisch. Gerade in Verwaltungen ist das eine zentrale Notwendigkeit.

Hans-Jörg Reber: Es gibt weiterhin Situationen, in denen eine Anfrage telefonisch oder per E-Mail beginnt. Aber sobald Entscheide kommuniziert oder Beitragsgesuche eingereicht werden, ist es zentral, dass der Prozess ohne Medienbruch unterstützt wird. Dafür steht eine Portallösung zur Verfügung. Antragsteller können den Fortschritt ihres Dossiers mitverfolgen und die Kommunikation kann zentral über das Portal laufen. So müssen nicht ständig E-Mails, Briefe oder Dokumente hin- und hergeschickt werden.

Philip Axmann: Gleichzeitig bleibt der Zugriff kontrolliert?

Hans-Jörg Reber: Ja, das ist ein zentraler Punkt. Es geht nicht nur um die Unterscheidung zwischen internen Benutzern und externen Antragstellern. Auch innerhalb der Denkmalpflege gibt es unterschiedliche Aufgaben, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten. Nicht alle dürfen oder sollen alles machen. Das unterstützt die Lösung auf flexible Weise.

Hans-Jörg Reber: Individualentwicklungen sind häufig genau die Lösungen, die heute abgelöst werden müssen. Sie funktionieren wie Inseln. Eine Standardlösung reduziert das Projektrisiko deutlich, weil andere Institutionen mit ähnlichem Auftrag bereits mit vergleichbaren Prozessen arbeiten.

Außerdem bietet die Einführung einer Standardlösung die Chance, die eigenen Prozesse zu überprüfen. Viele Abläufe haben sich über Jahre oder Jahrzehnte eingeschliffen, oft weil technische Hilfsmittel gefehlt haben. Eine neue Software kann helfen, diese Prozesse effizienter zu gestalten.

Ein weiterer Punkt sind Schnittstellen. Denkmalpflege ist keine isolierte Welt. GIS-Systeme, Finanzsysteme und weitere Anwendungen kommen immer wieder vor. Diese jedes Mal von Grund auf neu zu entwickeln, wäre ineffizient und kaum finanzierbar.

Marc Filser: Hinzu kommt der Betrieb. In DenkmalpflegePlus geht es um schützenswerte Objekte, aber auch um schützenswerte Daten von Eigentümerinnen und Eigentümern sowie um Eingaben und Verfahren. Als Software-as-a-Service-Lösung wird das System sicher und performant betrieben. Das unterstützt Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Informationen. Gleichzeitig werden Risiken reduziert, die bei Individualentwicklungen oder unsachgemäß betriebenen Systemen entstehen können.

Hans-Jörg Reber: Ein Punkt ist die Datenqualität. Viele Institutionen überschätzen die Qualität ihrer bestehenden Daten. In der Praxis zeigt sich oft, dass durch nicht geführte Prozesse sehr unterschiedliche Eingaben entstanden sind. Auch das Zusammenführen von Datenbeständen wird unterschätzt, besonders wenn Bilder und Dokumente in verschiedenen Ablagen liegen und keine saubere Systematik vorhanden ist.

Der zweite Punkt ist der organisatorische Wandel. Es ändert sich nicht nur die Software, sondern auch der Prozess. Menschen, die lange in einem bestimmten System gearbeitet haben, müssen neue Abläufe kennenlernen. Das kann Unsicherheit schaffen. Deshalb ist es wichtig, frühzeitig zu kommunizieren, Widerstände ernst zu nehmen und alle Beteiligten mitzunehmen. Am Ende sollten die Mitarbeitenden nicht gegen das Projekt arbeiten, sondern zu Treibern des Projekts werden.

Hans-Jörg Reber: Institutionen sollten die Grundlage schaffen, damit Mitarbeitende genau zu den Informationen kommen, die sie brauchen – und zwar dann, wenn sie sie brauchen. Zugänglichkeit und Systematik sind zentral.

Gleichzeitig sollten Denkmalpflegeinstitutionen stärker darüber nachdenken, wie sie ihre Dienstleistungen verbessern können. Sie verwalten nicht nur Beschlüsse oder Inventare. Sie stehen in ständigem Austausch mit den Menschen, denen viele dieser Gebäude gehören. Eine Softwarebeschaffung sollte deshalb auch immer die Frage beantworten: Wie können wir unsere Dienstleistungen effizienter, transparenter und besser zugänglich machen?