Das Bernische Historische Museum steckt momentan mitten in einem Jahrhundertprojekt – im wahrsten Sinne des Wortes.

Erstmals in seiner über hundertjährigen Geschichte führt das Bernische Historische Museum (BHM) unter dem Projekttitel „Sammlungserschliessung und -bereinigung“ eine Generalinventur durch. Verantwortlich für die Durchführung ist Sebastian Herzberg, Projektleiter Sammlungserschliessung und -bereinigung. Für die Softwarebeschaffung und -einführung zuständig ist Georg Pulver, Leiter Verwaltung BHM. Wir haben uns mit den beiden zusammengesetzt, um mehr über den genauen Ablauf des Projekts zu erfahren, bei dessen Realisierung unsere Softwarelösung für Museen – MuseumPlus – eine zentrale Rolle spielt.

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Ein ambitionierter Plan

Nach mehrjähriger Vorbereitungsphase und der Genehmigung eines Kredits durch die Stiftungsträger in Höhe von CHF 5,1 Mio. startete das Projekt Ende 2016 mit der Einführung der neuen und über das gesamte Museum eingesetzten Softwarelösung MuseumPlus.

Zuvor arbeitete das BHM mit mehreren getrennten Objekt- und Restaurierungsdatenbanken entsprechend der Unterteilung des Museums in Historische, Numismatische, Archäologische und Ethnologische Sammlung. Die Art und Weise, wie Objekte erfasst wurden, unterschied sich teilweise stark und die Datenbanken boten keine Schnittstellen untereinander, was sammlungsübergreifende Arbeiten erschwerte.

In einem ersten Schritt wurden entsprechend sämtliche Datenbanken in MuseumPlus migriert. Datensätze wurden vereinheitlicht und bereinigt, so dass ohne substanziellen Informationsverlust eine Überführung in die neue Sammlungsdatenbank möglich war. Daten, die nicht strukturiert in das neue System übernommen werden konnten, wurden in einem Containerfeld abgelegt, wo sie später bei der Bearbeitung aufgegriffen werden können.

Die Einführung von MuseumPlus ermöglichte zudem einen grossen Entwicklungsschritt in der Methodik der Datenerfassung und -bearbeitung. Dank der eingesetzten Browser- oder HTML-Version kann auch mit mobilen Geräten auf die Sammlungsdatenbank zugegriffen werden, um Objekte direkt an ihrem Standort zu dokumentieren.

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Generalinventur

Nach der Zusammenführung und Bereinigung der bestehenden Datensätze geht es für das BHM in der aktuellen Projektphase darum, Soll- mit Ist-Zustand zu vergleichen. Während einer drei Jahre dauernden Generalinventur werden rund 500’000  Objekte an fünf Standorten in MuseumPlus erfasst, mit bestehenden Daten abgeglichen und wo nötig aktualisiert. Die Inventur wird von einem eigens zusammengesetzten Team durchgeführt, das zurzeit 14 Mitarbeitende umfasst.

Macht man die Rechnung, dann gelangt man auf  durchschnittlich 8:40 Minuten pro Objekt – eine ziemlich sportliche Zielvorgabe, die dank dem standortunabhängig einsetzbaren MuseumPlus, das auf neun mobilen Erfassungsstationen eingesetzt wird, aber durchaus realistisch ist. So konnten in den ersten beiden Monaten der Generalinventur bereits rund 30’000 Objekte kontrolliert und erfasst werden.

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Mobile Erfassungsstationen

Damit der Museumsbetrieb während der Generalinventur möglichst wenig gestört wird, wurden die Objektstandorte des BHM in acht Komplexe mit 90 räumlichen Einheiten aufgeteilt, die nun abschnittsweise bearbeitet werden. Für die Erfassung der Objekte werden sowohl klassische, stationäre Arbeitsplätze genutzt (so etwa bei der numismatischen Sammlung) als auch mobile Erfassungsstationen.

Da auf dem Markt keine geeignete Standardlösung für solche Erfassungsstationen auf Rädern existierte, baute sie das BHM selbst. Die vom Registrierungsteam auch liebevoll „Regi-Mobile“ genannten Erfassungsstationen sind in ihren Dimensionen an der minimalen Gangbreite aller  Depoträume orientiert. Mitarbeitende können damit von Einheit zu Einheit ziehen und direkt an den Objektstandorten Daten erfassen, Objekte fotografieren, etikettieren und kleinere Verpackungsarbeiten erledigen.

Jedem erfassten Objekt wird direkt in MuseumPlus ein automatisch generierter QR-Code zugewiesen. Dieser kann über den TSC Etikettendrucker (Neuhaus AG) der mobilen Erfassungsstation ausgegeben und direkt am Objekt angebracht werden.

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MuseumPlus

Auf sämtlichen Erfassungsstationen wird MuseumPlus eingesetzt, auf das mittels Browser zugegriffen werden kann. Erfasste Datensätze sind somit immer live für alle Mitarbeitenden des BHM aufrufbar, was eine schnelle und reibungslose Zusammenarbeit aller am Projekt beteiligter Personen ermöglicht. Beispielsweise kann sich der Projektleiter täglich einen automatisierten Bericht aller an diesem Tag erfassten Datensätze erstellen lassen, Kuratoren können jederzeit aktuelle Pendenzenlisten bearbeiten.

Damit alle für die Generalinventur relevanten Informationen  einfach und effizient erfasst werden können, wurde dafür eine spezielle Erfassungsmaske in MuseumPlus geschaffen. Darin wird beispielsweise der Objektstandort jeweils vom vorherigen Datensatz übernommen und muss nicht jedes Mal neu eingegeben werden, solange Objekte am selben Standort erfasst werden. Bei rund 500’000 Objekten bedeuten solche klein erscheinenden Effizienzsteigerungen signifikante zeitliche (und somit finanzielle) Einsparungen.

Bei der Gestaltung der Maske wurde auch auf eine schnelle Navigation per Tastatur sowie die flache Direkteingabe in Felder ohne das Durchlaufen von Submasken geachtet.

Im Rahmen der Generalinventur werden pro Objekt fünf Informationen erhoben: Inventarnummer, Objektbeschreibung, Standort, Erkennungsfoto sowie, wenn nötig, eine Anmerkung an den Konservator respektive Kurator zum Objektzustand oder zu Problemen bei der Objektidentifikation.

Die aus den bisherigen Datenbanken migrierten Objektdaten können von den Mitarbeitenden in MuseumPlus durchsucht und aktualisiert werden. Für nicht erfasste Objekte kann direkt am Objektstandort ein neuer Eintrag in MuseumPlus erstellt werden.

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Ausblick

Aufbauend auf die Generalinventur beginnt nächstens die Minimalerschliessung. Ziel ist es, über die gesamte Sammlung hinweg einen einheitlichen Mindestbestand an Erschliessungsinformationen zu erreichen. Parallel dazu werden gewisse Sammlungsbestände hinsichtlich möglicher Deakzessionierungen überprüft, und bei problematischen Erhaltungszuständen werden Notkonservierungen durchgeführt. Das Projekt Sammlungserschliessung und -bereinigung soll planmässig Anfang 2022 abgeschlossen werden.

Wir möchten uns an dieser Stelle gerne nochmals bei Sebastian Herzberg (abgebildet) und Georg Pulver vom BHM für den spannenden Einblick in ihren Arbeitsalltag bedanken und wünschen ihnen weiterhin einen erfolgreichen Projektverlauf.

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Das Bernische Historische Museum am Helvetiaplatz in Bern ist das zweitgrösste historische Museum in der Schweiz. Es besitzt umfangreiche Sammlungen zur Ur- und Frühgeschichte im Kanton Bern, zur Geschichte der Stadt und des Kantons Bern sowie eine bedeutende ethnographische Sammlung. 

MuseumPlus

MuseumPlus von zetcom unterstützt die komplexen Bedürfnisse von Museen. Unsere umfassende, flexible Standardanwendung bietet Echtzeit-Museumsmanagement und dokumentiert jede Art von Sammlung und alle damit verbundenen Workflows.

Wie beim BHM kann MuseumPlus individuell auf Ihre Institution zugeschnitten und bei Bedarf jederzeit erweitert und an die aktuellen Bedürfnisse in der Praxis angepasst werden.