Standortassistenz

m/w/d, unbefristet, 75-100%

Berlin

Über uns

Die zetcom Gruppe entwickelt international führende Softwarelösungen und Services für Museen, Sammlungen und Firmenarchive sowie Lösungen für Organisationsmanagement (Stiftungen und Verbände) und Umweltdatenmanagement (Verwaltungen und Unternehmen). Über 1.000 Kund:innen in mehr als 30 Ländern nutzen unsere flexiblen Softwarelösungen (SaaS), um kulturelles Erbe zu erschließen und zu erhalten, das Tagesgeschäft abzuwickeln oder umweltrelevante Einrichtungen zu administrieren. Betreut werden sie dabei von unserem Unternehmenssitz in der Schweiz sowie von Niederlassungen in Deutschland, Spanien, Frankreich, den USA und unseren weltweiten Partner:innen.

Deine Aufgaben

  • Du übernimmst in unserem Büro eine aktive Rolle im operativen Tagesgeschäft und bist Ansprechpartner:in in allen administrativen
    Belangen für alle Mitarbeiter:innen
  • Dazu gehören die eigenständige Bearbeitung administrativer Aufgaben wie Standortorganisation (Material-, Getränke-, oder
    Möbelbestellungen), Bedienung der Telefonzentrale und Pflege des Adress-und Kontaktmanagementsystems
  • Du stellst sicher, dass unsere Mitarbeiter:innen einen reibungslosen Büroalltag haben
  • Zudem verantwortest Du Reiseplanung, -buchung und -abrechnung von nationalen und internationalen Geschäftsreisen sowie
    Organisation und Betreuung interner Veranstaltungen
  • Du unterstützt unser Finance-Team im Debitoren-und Mahnwesen, in der vorbereitenden Buchhaltung durch Scannen und Ablegen
    von Eingangsrechnung sowie bei der Kreditkartenabrechnung
  • Unser Sales-Team unterstützt Du bei verschiedenen Verkaufsaktivitäten
  • Du hilfst mit, standortübergreifende Standards und Betriebsabläufe umzusetzen und suchst diesbezüglich proaktiv den Austausch mit
    unseren anderen Teams (u.a. Finance, HR, IT)
  • Du unterstützt uns bei unserer anstehenden Digitalisierung, hinterfragst bestehende Prozesse kritisch, so dass wir diese optimieren
    können und gemeinsam besser werden

Dein Profil

  • Du hast eine kaufmännische Berufsausbildung abgeschlossen und / oder konntest bereits Erfahrung in einer ähnlichen Position
    sammeln
  • Sehr gute Kenntnisse in MS Office 365 helfen Dir dabei, alle anfallenden Arbeiten organisiert und strukturiert zu erledigen
  • Sehr gute Deutsch – und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Du hast Freude am Kontakt mit Deinen Kolleg:innen, unseren Kund:innen und schätzt es, eine Drehscheibenfunktion zu haben
  • Du zeichnest Dich durch ein hohes Maß an Eigenverantwortlichkeit, Teamfähigkeit sowie sorgfältige Arbeitsweise aus

Wir bieten

  • Viel Gestaltungsfreiheit bei der Erschließung Deines neuen Aufgabengebiets
  • Duz-Kultur, kurze Kommunikationswege und hilfsbereite Kolleg:innen
  • Flexible Arbeitszeiten und hybride Arbeitsmodelle
  • Unbefristete Festanstellung mit 30 Tagen Urlaub

Bewirb dich jetzt

Du hast noch Fragen? Dann wende Dich telefonisch unter +49 30 6900 40 400 an unser HR Team. Wir freuen wir uns auf deine Bewerbung per Mail an talent@zetcom.com.

HR Specialist

Julia Kurz

T: +49 30 6900 40 400 E:  talent@zetcom.com