Die Colección Patricia Phelps de Cisneros ist eine der weltweit renommiertesten Sammlungen lateinamerikanischer Kunst. Seit 2019 setzt sie MuseumPlus als Collection Management System ein. Zuvor galt es, eine alte Software abzulösen und alle Daten der Sammlung verlustfrei zu überführen. Wir haben mit Skye Monson über die Migration und den heutigen Einsatz von MuseumPlus gesprochen.

Der Wechsel einer bestehenden Collection Management Software ist ein Schritt, den viele Museen und Sammlungen sorgfältig prüfen. Viele Projektverantwortliche fürchten den Aufwand und die Risiken, die bei der Migration der Daten und Funktionen vom alten System in das neue System auftreten können. Im schlimmsten Fall gehen Daten und Informationen verloren. Bei einer erfolgreichen Durchführung stehen den Anwendern jedoch eine leistungsfähigere Software und eine grössere Funktionalität zur Verfügung und all das mit vollständigem Datentransfer. Wie eine solche Migration erfolgreich durchgeführt werden kann, zeigt die Colección Patricia Phelps de Cisneros (CPPC).

zetcom hat für die lateinamerikanische Kunstsammlung MuseumPlus eingeführt und das bis dahin verwendete Sammlungsmanagementsystem erfolgreich abgelöst. Seit mehr als einem Jahr arbeitet die Organisation nun mit MuseumPlus. Heute ist die zetcom Software für die Kunstsammlung das zentrale Werkzeug für ein professionelles Sammlungsmanagement ihrer Kunstobjekte. Im Interview spricht Skye Monson, die verantwortliche Senior Collections Managerin, über die Migration zu MuseumPlus.

Skye, was ist Ihre Aufgabe innerhalb der Colección Patricia Phelps de Cisneros (CPPC)?

Ich bin Senior Collections Managerin. Ich übernehme auch die Rolle als Registrarin und Kunsthändlerin. Manchmal kümmere ich mich um interne Dinge wie Datenbank, Logistik, Archivierung. Ich mache viele Dinge für die Sammlung. Ich kümmere mich um die Kunstwerke, wenn sie in die Sammlung kommen und wenn sie als Leihgaben an Museen und Ausstellungen in der ganzen Welt weitergegeben werden. Ich reise auch oft als Kurierin mit ihnen, um die Sicherheit und die richtige Handhabung zu gewährleisten.

Wo sind in dieser Rolle Ihre Berührungspunkte mit der Software MuseumPlus?

Ich arbeite jetzt seit mehr als einem Jahr mit MuseumPlus. Im Grunde verwende ich die Software, um den Überblick über alle Kunstwerke in der Sammlung zu behalten. Ich aktualisiere Informationen über ihren Standort, ihre Ausstellungsgeschichte und ihren aktuellen Status.

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Worauf konzentriert sich die CPPC in ihrer Tätigkeit als Kunstsammlung?

Die CPPC konzentriert sich darauf, die Wertschätzung Lateinamerikas in der Welt der Kunst und Kultur zu vertiefen. Wir tun dies durch Ausstellungen, Leihgaben, Publikationen und andere Initiativen. Der Kern unserer Kunstsammlung besteht aus fünf verschiedenen Bereichen. Der bekannteste ist die Sammlung zur modernen Kunst, die aus Werken lateinamerikanischer Künstler des 20. Jahrhunderts besteht, insbesondere der Hauptvertreter der Geometrischen Abstraktion in Ländern wie Argentinien, Brasilien, Uruguay und Venezuela.

Die anderen Bereiche der CPPC umfassen zeitgenössische Kunst, Werke von reisenden Künstlern des 17. und 19. Jahrhunderts sowie Kunst und Objekte der spanischen Kolonialzeit in Lateinamerika. Außerdem gibt es die Orinoco-Sammlung. Das ist eine Sammlung von ethnographischen Objekten und Dokumenten von indigenen Gruppen des Amazonas- und Orinoco-Flussbeckens. Zusammen repräsentieren diese fünf verschiedenen Sammlungsbereiche über 500 Jahre materielle Kultur. All diese Sammlungsbereiche verwalten wir mit MuseumPlus.

Wo stellt Ihre Organisation die Objekte der Sammlung aus?

Dies geschieht auf zwei verschiedene Arten. Wir haben eine aktive und lange Geschichte der Leihgabe von Werken an Museen, um an ihren temporären Ausstellungen teilzunehmen. Außerdem haben wir in den letzten 20 Jahren oft mit Museen auf der ganzen Welt zusammengearbeitet, um ganze Ausstellungen nur mit Werken aus der Colección Patricia Phelps de Cisneros zu präsentieren. So organisierten wir 2013 eine große Ausstellung der Sammlung mit dem Museo Reina Sofía in Madrid. Im Jahr darauf eröffneten wir eine Ausstellung in der Royal Academy of Arts in London. Seitdem gab es viele weitere Ausstellungen in Europa sowie in Süd- und Nordamerika.

Welche Daten speichern Sie im Hintergrund Ihrer Sammlung?

Es gibt Tausende von Objekten in der Sammlung. Jedes Objekt hat seinen eigenen Datensatz. Diese Datensätze enthalten Informationen über das physische Objekt, seine Provenienz, Notizen der Künstler, kuratorische Notizen, die Ausstellungsgeschichte des Objekts und verschiedene Informationen über das Kunstwerk selbst. Das ist die eine Ebene an Informationen in unserer Datenbank. Die andere Ebene sind Informationen über Projekte und Ausstellungen, die wir im Laufe der Jahre hatten, Leihverträge und Versicherungswerte. Hier ist die Datenbank für uns ein wichtiges Werkzeug, um tägliche Aktivitäten zu verwalten und um zukünftige Projekte zu entwickeln.

Was muss eine Software aus Ihrer Sicht leisten, um all diese Daten zu verwalten?

Ich erhalte oft Anfragen von Leuten wie: "Können Sie mir eine Liste aller Kunstwerke von brasilianischen Künstlerinnen in Ihrer Sammlung schicken, die zwischen 1930 und 1988 gelebt haben?" Ich muss also in der Lage sein, solch komplexe Suchen durchzuführen. Die Software sollte mich bei der Suche nach diesen Informationen unterstützen und mir gleichzeitig ermöglichen, Standorte, Werte uns so weiter effizient zu aktualisieren. Andere Mitarbeitende innerhalb unserer Organisation sollten ebenfalls in der Lage sein, auf einfache und intuitive Weise mit der Software zu arbeiten.

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Sie haben sich für MuseumPlus entschieden. Was waren Ihre Gründe?

Zuvor hatten wir eine andere Software im Einsatz. Hier gab es Probleme mit der Performance, dem Zugriff auf Daten und der Benutzeroberfläche. Wir waren nicht glücklich mit dieser Software. Also haben wir uns nach anderen Softwarelösungen umgesehen. Dabei kamen wir in Kontakt mit dem zetcom-Team. zetcom kamen zu uns nach New York und gab uns eine Demo zu MuseumPlus. Dabei haben wir festgestellt, dass MuseumPlus ein starkes Werkzeug ist, um komplexe Informationen zu verwalten und um unsere Anforderungen an die Datenhaltung zu erfüllen. Dazu bietet MuseumPlus einen intuitiven Workflow und eine klare Benutzeroberfläche. Die Informationen sehen sauber, gut organisiert und modern aus. All das gab uns ein gutes Gefühl bei der Arbeit mit der Software.

Worauf kam es bei Migration von der bisherigen Software zu MuseumPlus an?

Das war eine intensive Phase. Während der Umstellung mussten wir sicherstellen, dass die Informationen der alten Datenbank in MuseumPlus übertragen werden, ohne dass dabei Informationen verloren gehen und ohne dass unsere Arbeitsabläufe an Funktionalität einbüßen. Die Migration geschah neben unserer täglichen Arbeit mit der gesamten Sammlung und ihren Objekten.

Sie planten gerade, Ihren Softwarepartner zu wechseln und Ihre Daten nach MuseumPlus zu migrieren. Plötzlich passierte etwas Unerwartetes.

In dieser Zeit haben wir die Kooperation mit unserem vorherigen Softwareanbieter verloren. Um den Übergang zu MuseumPlus reibungslos zu gestalten, war es wichtig für uns, ihre Unterstützung zu behalten. Stattdessen wurden wir mitten in der Umstellung im Stich gelassen. Wir hatten zwar einen vollständigen Export der alten Datenbank, aber in einem für Menschen nicht-lesbaren Format.

Sie hatten eine Blackbox mit Informationen, aber keinen Schlüssel, um sie zu öffnen. Was passierte dann?

Das zetcom-Team hat uns während des gesamten Prozesses unterstützt. Die gute Kommunikation war für uns sehr wichtig. Die zetcom-Erfahrung und ihr Verständnis von Datenmigration waren wirklich hilfreich, um uns mit MuseumPlus ein gutes Gefühl zu geben. Es ging darum, Tausende von Objektdatensätzen sowie Leihdatensätzen, Daten zur Ausstellungsgeschichte, Konservierungsdaten und mehr zu migrieren. Die Herausforderung lag in der Komplexität dieser Daten. Wir mussten sicherstellen, dass nichts verloren ging und wir mussten das neue System so schnell wie möglich zum Laufen bringen, um es für die laufende Arbeit in der Organisation zugänglich zu machen.

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Aus heutiger Sicht: Was empfehlen Sie Organisationen, die von einer Software auf eine andere migrieren?

Stellen Sie unbedingt sicher, dass Sie einen klaren Datensatz und Status Ihrer bestehenden Datenbank haben. Ihre Daten müssen in einem brauchbaren Format vorliegen und sollten als Exportkopie für Menschen lesbar sein. Sie müssen in der Lage sein, die Daten im alten System mit den migrierten Daten im neuen System zu vergleichen. Nur so können Sie sicherstellen, dass keine Informationen während der Migration verloren gehen.

Achten Sie auch darauf, einen Softwarepartner zu finden, der Sie über den gesamten Prozess der Migration unterstützt. Ihr Softwarepartner sollte das Projekt von Anfang bis Ende verstehen. Vor allem, wenn Sie jemand sind, der nicht täglich mit Programmierung und Datenbanken zu tun hat. Eine Migration ist etwas, das Sie nicht allein durchführen können.

Was schätzen Sie an der Zusammenarbeit mit zetcom?

Wir fühlten uns vom zetcom-Team in einer intensiven Zeit des Übergangs sehr unterstützt. Die Migration unserer Daten vom alten System auf die neue MuseumPlus Software hätte eine Katastrophe mit dem Verlust von Informationen und dem Zugriff auf unsere Daten sein können. Das kann ein beängstigender und zeitraubender Prozess sein. Wenn man derjenige ist, der für diese Fülle an Informationen und Daten verantwortlich ist, ist es wichtig, ein starkes Team an seiner Seite zu haben.

zetcom hat dafür gesorgt, dass alles gut läuft. Es war eine große Hilfe, dieses Team während des gesamten Prozesses im Hintergrund zu haben. Das Wichtigste war, dass ich mich während der Migration unterstützt gefühlt habe und dass diese Unterstützung auch weiterhin besteht. Als Kunde habe ich hier nicht das Gefühl, dass ich nur einer von tausend Kunden bin.

Die Colección Patricia Phelps de Cisneros

In den 1970er Jahren gründeten Patricia Phelps de Cisneros und Gustavo A. Cisneros die Colección Patricia Phelps de Cisneros (CPPC), die heute ihren Sitz in New York und Caracas hat. Mit dem Wachstum ihrer Kunstsammlung stellten die Gründer fest, dass lateinamerikanische Kunst in der internationalen Kunstgemeinschaft nur schmal vertreten war. So entstand das Ziel der Sammlung: die Wertschätzung für die Vielfalt und die Raffinesse der Kunst aus Lateinamerika zu erhöhen und die Wissenschaft über lateinamerikanische Kunst zu fördern.

Die Aktivitäten der CPPC sind heute breit angelegt und äußerst renommiert. Die Sammlung verleiht Kunstwerke für Ausstellungen auf der ganzen Welt. Um das Wissen über lateinamerikanische Künstler:innen und ihre Werke zu fördern, arbeitet die CPPC mit internationalen Wissenschaftlern zusammen. Die Sammlung vergibt Stipendien für Forscher:innen und Künstler:innen und engagiert sich für Initiativen, die den Austausch und das Wissen zur Kunst Lateinamerikas vorantreiben.

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